Fungsi-fungsi Manajemen

Mengenai Fungsi Manajemen,para ahli Manajemen tidak memiliki kesatuan pendapat yang sama mengenai fungsi manajemen. Namun,banyak ahli yang setuju dengan 3 fungsi manajemen yang sama yaitu Planning (Perencanaan),Organizing (Pengorganisasian), dan Controlling (Pengendalian). Berikut ini adalah Fungsi Manajemen menurut salah satu ahli manajemen Ernest Dale


1.Perencanaan (Planning)

Ernest Dale

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling penting. Perencanaan adalah proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan rencana dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Perencanaan merupakan awal kegiatan sebelum dimulai ke kegiatan selanjutnya.

a.Pertanyaan mendasar pada perencanaan
Pada umumnya,seorang manajer akan mengambil keputusan dengan cara menjawab pertanyaan 5W + 1H terlebih dahulu,yaitu sebagai berikut :

1. What : Seorang manajer harus mengambil keputusan apa yang akan dicapai dalam mencapai tujuan tertentu
2. Why : Seorang manajer harus menjawab mengapa hal itu yang menjadi tujuan,dan bukan yang lain. Hal ini harus disertai dengan alasan dan analisis yang kuat
3. Where : Seorang manajer harus mampu mempertanggung jawabkan pemilihan lokasi perusahaan
4. When : Seorang manajer harus mampu menentukan dengan tepat jadwal pekerjaan yang harus diselesaikan
5. Who : Seorang manajer harus mempertanggungjawabkan mengapa memilih orang-orang yang ada pada saat ini,dan bukan orang lain
6. How : Seorang manajer harus dapat menentukan bagaimana cara melaksanakan suatu pekerjaan

b.Pembagian Perencanaan
Dilihat dari jenjang manajemen,perencanaan dibagi menjadi 3 level yaitu jenjang atas,menengah,dan bawah.

1. Perencanaan jenjang atas : Pada jenjang ini,perencanaan lebih bersifat strategis yaitu memberi petunjuk umum,merumuskan tujuan,mengambil keputusan dan memberi petunjuk pola penyelasaian,dan bersifat menyeluruh. Perencanaan jenjang atas memikirkan tujuan jangka panjangn perusahaan dan yang bertanggung jawab pada jenjang atas adalah manajemen puncak
2. Perencanaan jenjang menengah : Pada jenjang ini,perencanaan bersifat administratif menyangkut bagaimana cara untuk mencapai tujuan. Perencanaan jenjang menengah merupakan tanggung jawab manajemen menengah
3. Perencanaan jenjang bawah : Pada jenjang ini,perencanaan lebih fokus untuk menghasilkan,sehingga lebih mengarah ke pelaksanaan atau operasional. Hal ini menjadi tanggung jawab manajemen pelaksana.

c.Syarat-syarat Perencanaan
Berikut adalah syarat-syarat dari perencanaan yang baik :

1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Bersifat fleksibel,artinya dapat mengikuti perubahan dan perkembangan yang terjadi
3. Bersifat sederhana,artinya tidak sulit dalam pelaksanaanya
4. Memuat analisis-analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan
5. Memiliki kesan bahwa segala sesuatu telah tersedia dan dapat digunakan secara efektif
6. Memiliki keseimbangan,yaitu keselarasan tanggung jawab dan tujuan tiap bagian dalam perusahaan dengan tujuan akhir perusahaan yang telah ditetapkan

d.Manfaat Perencanaan
Perencanaan tentu saja memiliki manfaat. Berikut adalah manfaat dari adanya perencanaan :

1. Perencanaan membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap unit terorganisir menuju arah yang sama
2. Perencanaan dengan penelitian yang akurat dapat menghindari kesalahan
3. Perencanaan memuat standar tindakan dan biaya sehingga memudahkan pelaksanaan pengawasan
4. Perencanaan dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan,sehingga petugas pelaksana tidak mengalami kebinggungan

2.Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian dapat diartikan sebagai keseluruhan proses pengelompokkan baik itu orang,alat,tugas,tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu kesatuan yang dapat digerakkan dalam rangka mencapai tujuan

a.Unsur Organisasi
Organisasi memiliki unsur-unsur sebagai berikut :

1. Sekelompok manusia yang diarahkan untuk bekerja sama
2. Melakukan kegiatan yang telah ditetapkan
3. Kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan

b.Manfaat Pengorganisasian
Berikut adalah manfaat dari adanya Pengorganisasian :

1. Memungkinkan pembagian tugas sesuai keadaan perusahaan
2. Menciptakan spesialisasi dalam melaksanakan tugas
3. Anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang akan dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan

c.Fungsi Pengorganisasian
Hal-hal yang perlu diketahui dalam fungsi pengorganisasian adalah sebagai berikut :

1. Adanya pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana
2. Adanya pembagian tugas yang jelas
3. Memiliki manajer puncak yang professional untuk mengatur seluruh kegiatan

d.Bentuk Organisasi
Ada beberapa bentuk organisasi yang biasa digunakan oleh perusahaan yaitu sebagai berikut :

*Organisasi Garis
Bentuk organisasi dimana wewenang pimpinan langsung ditujukan kepada bawahan. Bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasan. Berikut adalah kelebihan dan kelemahan Organisasi Garis

1) Kelebihan

• Kesatuan komando terjamin,karena pimpinan hanya ada satu orang
• Pengambilan keputusan cepat,karena pimpinan hanya ada satu orang
• Prinsip "the right man on the right place" mudah diterapkan
• Kemampuan dan sifat karyawan dapat dengan mudah diketahui
• Terdapat rasa kekeluargaan antara karyawan dan pimpinan karena jumlah anggota yang sedikit

2) Kelemahan

• Maju mundurnya organisasi berada pada satu orang
• Kecenderungan pimpinan bertindak otoriter cukup besar
• Kesempatan karyawan berkarier terbatas karena organisasi masih kecil

*Organisasi Fungsional
Bentuk organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan jenis fungsi yang harus dilaksanakan. Berikut adalah kelebihan dan kelemahan Organisasi Fungsional :

1) Kelebihan

• Tugas karyawan dapat dibagi secara tegas
• Produktivitas tinggi karena adanya spesialisasi
• Koordinasi bagi karyawan mudah karena adanya kesamaan tugas
• Koordinasi terus menerus hanya ada pada jenjang atas
• Untuk kelancaran,pimpinan yang sejenjang lebih diatas dapat memberi perintah pada pimpinan dibawahnya

2) Kelemahan

• Sulit mengadakan mutasi (perpindahan ke fungsi lain) tanpa proses pembelajaran terlebih dahulu
• Koordinasi secara menyeluruh sulit dilaksanakan
• Karena perbedaan tugas,terjadi pengkotak-kotakan dalam organisasi
• Dalam penerimaan tugas dapat terjadi kesalahan karena perintah diterima dari banyak orang

*Organisasi Garis dan Staf
Bentuk organisas yang memberi wewenang kepada pimpinan untuk memberi komando kepada bawahan yang dibantu oleh staf dalam pelaksanaan tugasnya. Berikut adalah kelebihan dan kelemahan organisasi garis dan staf :

1) Kelebihan

• Dapat digunakan pada organisasi besar dan rumit
• Pembagian tugas yang jelas antara pimpinan,staf,dan pelaksana
• Dapat mengarah pada spesialisasi
• Prinsip "the right man on the right place" mudah diterapkan
• Koordinasi dapat berjalan dengan baik karena telah mempunyai bidang masing-masing

2) Kelemahan

• Rasa solidaritas antar individu kurang
• Pelaksana sering bingung untuk membedakan mana nasihat dan mana perintah,sebab dalam organisasi yang besar ada staf yang menerima kewenangan memerintah

3.Staffing 
Staffing adalah fungsi manajemen berupa penyusunan personalia dalam organisasi mulai dari perekrutannya,pengembangannya,sampai dengan usaha agar setiap tenaga berdaya guna maksimal pada organisasi

4.Pengarahan (Directing)
Pengarahan adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan memberikan saran,perintah,dan bimibingan agar pekerjaan terlaksana dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

5.Inovasi (Innovating)
Inovasi adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan menciptakan dan mengembangkan gagasan baru,mengkombinasikan gagasan baru dengan pemikiran yang lama, mencari gagasan dalam kegiatan lain dan melaksanakannya ke dalam pekerjaan.

6.Perwakilan (Representing)
Perwakilan adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan peran pegawai sebagai perwakilan dari perusahaan dalam urusan-urusan resmi seperti urusan nya dengan pemerintah,bank, penjual, dan kalangan lainnya yang dianggap penting.

7.Pengawasan (Controlling)
Pengawasaan adalah tindakan meneliti apakah segala sesuatunya telah tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan. Tujuan dari pengawasan ialah untuk memastikan bahwa pekerjaan telah berjalan sesuai dengan rencana,menghindari kesalahan-kesalahan,menciptakan kondisi agar karyawan bertanggungjawab dalam pekerjaannya,mengadakan koreksi terhadap kegagalan yang timbul dan mencari jalan keluar terhadap suatu kesalahan

Pengawasan dapat berjalan dengan efektif apabila memperhatikan hal-hal berikut ini :

• Jalur (Routing) : Agar pengawasan dapat berjalan efektik dan efisien maka seorang manajer harus dapat menentukan jalur atau cara yang digunakan untuk mengetahui dimana sering terjadinnya kesalahan
• Penetapan Waktu (Scheduling) : Seorang manajer harus dapat menentukan kapan waktu yang tepat pengawasan tersebut dilakukan. Pengawasan terjadwal yang sudah diberitahukan kepada pegawai,kurang efektif dalam menemukan kesalahan karena sebelumnya pegawai telah mempersiapkan agar tidak terjadi kesalahan. Sebaiknya,pengawasan dilakukan secara mendadak agar kesalahan yang terjadi dapat lebih tampak
• Perintah pelaksanaan (Dispatching) : Dispatching merupakan prinsip pengawasan berupa perintah pelaksanaan terhadap suatu pekerjaan dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dapat selesai tepat pada waktunya
• Tindak Lanjut (Follow Up) : Jika seorang pemimpin telah menemukan adanya kesalahan,maka ia harus dapat mencari jalan keluar terhadap kesalahan tersebut tadi. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan peringatan/teguran ataupun hukuman terhadap karyawan yang telah berbuat salah tadi. Selain memberikan teguran atau hukuman,ada baiknya jika pemimpin juga memberikan nasihat agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali.

Selain fungsi manajemen menurut Ernest Dale ada beberapa fungsi manajemen lainnya yang dikemukakan oleh ahli-ahli manajemen lainnya yaitu :

1.Pelaksanaan (Actuating)
Pelaksanaan adalah fungsi manajemen untuk menggerakan orang-orang agar mau bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.. Menurut Prof. Abraham Maslow orang dapat digerakkan jika telah terpenuhinya kebutuhan dibawah ini :

• Kebutuhan Fisiologis : Kebutuhan yang berhubungan dengan fisik
• Kebutuhan keamanan dan keselamatan  : Kebutuhan yang berhubungan dengan rasa nyaman ditempat kediamannya ataupun tempat kerjannya
• Kebutuhan Sosial : Kebutuhan yang berhubungan dengan interaksi individu dalam masyarakat
• Kebutuhan Aktualisasi diri : Kebutuhan yang berhubungan dengan pengembangan bakat

Untuk mengarahkan orang-orang tersebut agar mau bekerja maka dibutuhkan gaya kepemimpinan. Secara umum ada tiga gaya kepemimpinan yaitu Otoriter,Demokratis dan bebas

• Otoriter : Gaya kepemimpinan ini merupakan gaya kepemimpinan dimana pemimpin mengambil keputusan secara langsung tanpa melibatkan bawahan. Pemimpin otoriter menganggap bahwa hubungan antara pemimpin dengan pekerja adalah sama halnya dengan majikan dengan buruh
• Demokratis : Gaya kepemimpinan ini merupakan gaya kepemimpinan dimana pemimpin mengambil keputusan dengan memperhatikan pertimbangan dari bawahannya. Pemimpin yang demokratis akan selalu mendengar keluhan dari bawahannya
• Bebas : Gaya kepemimpinan ini merupakan gaya kepemimpinan dimana keputusan diambil oleh bawahan. Pemimpin hanya memberikan masukan dan saran dalam pengambilan keputusan

2.Pemberian Motivasi (Motivating)
Pemberian Motivasi merupakan salah satu fungsi manajemen yang berhubungan dengan pemberian inspirasi,semangat dan dorongan kepada bawahan agar dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan sesuai dengan tujuan

3.Pengkoordinasian (Coordinating)
Pengkoordinasian merupakan fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi perselisihan sehingga terdapat kerjasama yang mempunyai arah dalam mencapai tujuan dari organisasi tersebut.

4.Assembling
Assembling merupakan fungsi manajemen berupa pengikhtisaran sistem anggaran keuangan,baik itu jangka pendek,menengah,maupun jangka panjang.

Nah,itu tadi penjelasan mengenai fungsi manajamen. Semoga dengan adanya artikel ini dapat membantu pembaca sekalian untuk mengetahui mengenai fungsi dari manajamen. Terima kasih telah berkunjung ke blog ini dan jangan lupa nantikan juga artikel kami yang menarik dan bermanfaat selanjutnya :D